Czy faksy są nadal aktualne w dzisiejszych czasach?

Czy wiesz, czym jest faks? Ta technologia pozwala przesyłać tekst i obrazy, także napisane lub narysowane odręcznie, za pomocą sieci telekomunikacyjnej. Maszyny faks były w powszechnym użytku w latach 90 i na początku 20 wieku, gdy cała łączność w Internecie odbywała się przez łącze telefoniczne, ale technologia faksu miała swój początek dużo wcześniej. Pierwsza wiadomość faksem została wysłana już w 1924 roku przez Guglielmo Marconi, a faksy weszły do powszechnego użytku w latach 60-tych, choć do lat 90-tych wiadomości można było przesyłać tylko w czerni i bieli.

Choć wielu uważa faks za przestarzały, urządzenia z faksem dalej są produkowane i pozostają w powszechnym użyciu, zwłaszcza w niektórych krajach. Dowiedz się, co odpowiada za popularność faksu i który kraj najczęściej korzysta z tej formy komunikacji.

Jak działa faks?

Aby wysłać faks, musimy znać numer faksu danej osoby lub instytucji. To po prostu numer telefoniczny, który jest przypisany do urządzenia z funkcją faksu zamiast do telefonu. Większe firmy lub instytucje mogą korzystać z osobnego numeru do odbierania faksu i rozmów telefonicznych, aby zapobiec zakłóceniom i przerwom w przesyle danych przez zajęte łącze, ale możliwe jest też połączenie obu urządzeń do tego samego numeru. Wiele współczesnych maszyn faks dla firm ma wbudowaną pamięć do zapisywania numerów i przyciski szybkiego wybierania.

Co dzieje się, kiedy wysyłasz faks? Urządzenie nadawcy skanuje dokument i przekształca jego treść w sygnał elektryczny, który następnie jest przesyłany po linii telefonicznej. Następnie faks odbiorcy odczytuje sygnał i odtwarza treść dokumentu, drukując go. Jako że faks do działania potrzebuje funkcji skanowania i drukowania, współcześnie faks często jest częścią urządzenia MFP.

Popularność faksu na świecie

Według globalnej platformy statystycznej Statista, w 2024 roku z faksów korzystało ok. 17% przedsiębiorstw na całym świecie. Faksów używa się również w Polsce, zwłaszcza w instytucjach państwowych i urzędach. Częściej z tą technologią spotkasz się pracując dla zagranicznej firmy, zwłaszcza w Japonii, Niemczech, Anglii czy USA, lub korporacji, która ma międzynarodowych partnerów.

Japonia

Niegasnąca popularność faksu w Japonii zaskakuje wielu obcokrajowców, którzy robią interesy z japońskimi firmami lub przyjeżdżają do Japonii do pracy. W końcu Japonia jest znana z zaawansowanej techniki, a Japończycy z miłości do nowinek i gadżetów, a mimo to, wiele Japońskich korporacji i przedsiębiorstw na co dzień korzysta z technologii z lat 80 tych poprzedniego wieku. Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, Japońscy producenci nowoczesnych drukarek Epson, SHARP i Konica Minolta często wyposażają swoje modele drukarek wielofunkcyjnych w faks.

Dlaczego faks jest tak popularny w Japonii? Społeczeństwo tego kraju jest stosunkowo konserwatywne, a zwyczaje i kultura miejsca pracy odporne na zmiany. Nie bez znaczenia jest też wysoka średnia wieku japońskiej siły roboczej. O przewadze faksu nad pocztą elektroniczną stanowi także kultura. W Japonii dużą wagę przywiązuje się do papierowej dokumentacji, która jest stemplowana pieczątkami hanko, stanowiącymi legalny podpis. Co więcej w kulturze japońskiej, pismo odręczne wzbudza zaufanie i pozwala ocenić charakter autora pisma, dlatego wielu pracodawców wymaga ręcznie napisanego CV.

Niemcy

Według danych z 2023 roku, ponad 80% niemieckich firm korzysta z faksów. Głównym powodem, dla którego niemcy polegają na technologii faksu jest możliwość łatwego zweryfikowania komunikacji i prześledzenia tzw. “papierowego śladu’. Z drugiej strony, w 2024 roku faksy zostały wycofane z użycia w parlamencie jako część cięć budżetowych. Warto zauważyć, że Japonia i Niemcy, kraje, w których faks jest najpopularniejszy, to ważni partnerzy biznesowi.

Wielka Brytania i USA

Brytyjski National Health System kładzie nacisk na wykorzystanie faksu do wymiany dokumentów w opiece zdrowotnej. Faks, przesyłany linią telefoniczną, jest uważany za bezpieczniejszą formę przesyłania poufnych danych pacjentów w porównaniu z pocztą elektroniczną.

Również w USA faks znajduje zastosowanie w sektorze zdrowotnym, ale także prawnym, rządowym i finansach.

Czy faks jest dokumentem? Czy faks jest przyjmowany w urzędzie?

To, czy dokumenty i pisma możemy przesłać do urzędu w formie faksu zależy od rodzaju dokumentu (w Polsce np. ordynacja podatkowa nie jest przyjmowana faksem) a za granicą, od przepisów danego państwa lub stanu. Przyjrzyjmy się temu problemowi bliżej.

Polska

Wspomnieliśmy, że z faksem w Polsce można spotkać się dalej w wielu urzędach, które nie tylko wysyłają, ale i przyjmują faks. Odpowiedź na pytanie, czy faks może być uznawany za dokument w sensie prawnym jest jednak bardziej skomplikowana, niż może się wydawać.

Podstawą do rozpoznania faksu przez urząd jest Artykuł 63, paragraf 1. Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a) według którego “Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu.” Artykuł 63, paragraf 1 określa pocztę elektroniczną jako formę, która nie jest rozpoznawana. Faks jest jedną z form składania podania według ustawu, skąd więc problem?. Urzędnicy mogą uznać, że podpisany faks nie spełnia wymogów odręcznego podpisu na piśmie i zażądać uzupełnienia braków (poprzez stawienie się w urzędzie i podpisanie faksu odręcznie).

W praktyce to, czy podanie przesłane faksem zostanie rozpoznane może więc zależeć od interpretacji przepisów przez urzędnika. Zapis w k.p.a. daje jednak podstawę prawną do odwoływania się od negatywnej decyzji o rozpoznaniu.

W jakiej sytuacji warto skorzystać z faksu jako formy przesyłu dokumentów? Jeśli np. musisz odpowiedzieć na pismo do określonego terminu. Data i godzina przesyłu faksu do urzędu jest traktowana jako data i godzina wpłynięcia pisma, dzięki czemu faks pozwoli Ci dotrzymać terminu w sytuacji gdy nie możesz lub nie zdążysz stawić się osobiście, a poczta papierowa nie dojdzie na czas.

Na świecie

Dokument ręcznie podpisany i przesłany faksem spełnia prawne wymogi odręcznego podpisu w wielu stanach USA. Wyjątkiem mogą być zeznania podatkowe, dokumenty związane z operacjami bankowymi czy pisma procesowe w sądzie. W Niemczech faks ręcznie podpisanego dokumentu ma moc prawną w większości przypadków, i jest respektowany częściej niż e-mail, zarówno ze względów na bezpieczeństwo przesyłu jak i na tradycję przywiązanego do form pisemnych społeczeństwa. W UK sytuacja prawna dotycząca faksu jest niejasna, ale umowy zawarte faksem mogą być uznane za mające moc prawną.

Wady i zalety faksu

Podsumowując, faks ma swoje zalety, które pozwoliły urządzeniom do przesyłania faksu utrzymać się na rynku i w biurach wielu firm i instytucji. Należą do nich:

• Niezawodność: faks można przesyłać nawet, gdy nie ma dostępu do Internetu,
• Status prawny: w wielu krajach faks podpisanego dokumentu jest rozpoznawany jako pismo np. w urzędach, w przeciwieństwie do e-maila,
• Rejestrowana data i godzina doręczenia - jeśli prześlesz dokumenty faksem, urządzenie rejestruje datę ich wpłynięcia, co pozwoli Ci dotrzymać terminów,
• Większe bezpieczeństwo: w porównaniu z pocztą elektroniczną.

Nie możemy jednak zapominać o wadach tej technologii, takich jak:

• Polny przesył danych: przesłanie strony faksem może trwać ok. 1-3 minut,
• Konieczność utrzymywania dodatkowej linii telefonicznej lub ryzyko zakłóceń przez zajęcie łącza,
• Stosunkowo niska rozdzielczość,
• Ograniczona pamięć,
• Konieczność regularnej konserwacji.

Widoki faksu na przyszłość

Należy pamiętać, że mimo swojej popularności, która przetrwała próbę czasu w niektórych krajach, faks jest przestarzałą formą komunikacji, a odręczny podpis na dokumencie przesłanym faksem jest wypierany przez podpis elektroniczny. Status prawny faksu może zmienić się w najbliższych latach, zarówno w Polsce jak i za granicą. Staraj się sprawdzać aktualne przepisy a w razie wątpliwości, skonsultuj się z radcą prawnym.

Z drugiej strony, faks jest głęboko zakorzeniony w kulturze niektórych krajów i dalej powszechnie uważany za bezpieczniejszą alternatywę dla e-maila. Wywodzące się z tradycji przywiązanie do pisma ręcznego lub zwyczajne umiłowanie biurokracji i opór przed zmianami najprawdopodobniej dalej będą opóźniać odejście faksu do lamusa. Choć wielu przedstawicieli młodszego pokolenia nigdy nie używało ani nawet nie widziało faksu, możemy się spodziewać że ta technologia nie wyjdzie z użycia jeszcze przez kilka, a może nawet kilkanaście lat.

Alternatywą dla tradycyjnego faksu jest faks elektroniczny, przesyłany siecią WiFi, który łączy tradycję z nowoczesną technologią i oferuje zaawansowaną ochronę dzięki szyfrowaniu danych. Dla wielu firm, które polegają na faksie do codziennej komunikacji i wymiany dokumentów może stanowić alternatywę dla całkowitej rezygnacji z tej technologii.

Stopka

https://faxination.com/fax-remains-a-dominant-form-of-communication-in-these-countries/

https://serwisy.gazetaprawna.pl/samorzad/artykuly/1134479,urzedy-maja-klopot-z-podaniami-przesylanymi-faksem.html

https://www.npr.org/2024/05/31/1248426978/germany-fax-machines-parliament