Zalety i wady drukowania w chmurze
Funkcja drukowania w chmurze to nowy standard w drukarkach bezprzewodowych. Chmura ma wiele zalet, ale też kilka wad, które warto mieć na uwadze. Wybór właściwego rozwiązania ma wpływ nie tylko na wygodę drukowania, ale także koszty i bezpieczeństwo plików. Dowiedz się więcej o druku w chmurze.
- Czym jest drukowanie w chmurze?
- Dlaczego warto drukować w chmurze?
- Wady i kontrowersje wokół cloud printingu
- Czy druk w chmurze jest odpowiedni dla ciebie i Twojej firmy?
Czym jest drukowanie w chmurze?
Drukowanie w chmurze to popularny slogan reklamowy, ale co to właściwie oznacza? Ten termin ogólnie odnosi się do drukowania dokumentów przechowywanych na wspólnym serwerze dla firmy, do którego pracownicy mają zdalny dostęp. Serwer może należeć do firmy i znajdować się na jej terenie, ale częściej przedsiębiorstwa wybierają zewnętrzne platformy. Firmy oferujące usługi w chmurze zapewniają rozległą infrastrukturę serwerów i większą moc, oraz przejmują część prac związanych z serwisem.
Drukowanie w chmurze może także odnosić się do kompleksowego zestawu usług zdalnego zarządzania drukiem. Zarządzanie drukiem to nie tylko zdalny dostęp do druku ale także diagnostyka, optymalizacja, dodatkowe opcje uwierzytelnienia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu drukiem, koniecznie przeczytaj post na naszym blogu. W tym artykule skupimy się na drukowaniu z zewnętrznej chmury bez dodatkowych usług.
Dlaczego warto drukować w chmurze?
Cloud printing ma wiele zalet, zwłaszcza dla dużych firm. Dzięki drukowi w chmurze możesz uprościć wiele procesów związanych z drukowaniem i ułatwić przepływ dokumentów między oddziałami. Przejście na druk z chmury może też zmniejszyć ilość obowiązków działu IT.
Zdalny dostęp
Jeśli Twoja firma ma kilka filii, lub zatrudnia pracowników zdalnych, zdalny dostęp do dokumentów ma duże znaczenie. Chmura pozwala drukować z dowolnego miejsca, także z urządzeń mobilnych, bez konieczności instalowania sterowników, a tym samym, usprawnia przebieg pracy.
Możliwość łatwej rozbudowy
Druk i przechowywanie dokumentów w chmurze odbywa się na zewnętrznych, rozległych centrach serwerowych, dysponujących ogromną mocą obliczeniową. Dzięki temu, usługi w chmurze można łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb firmy: rozbudowy działów, większej ilości urządzeń czy nowych kont pracowników. Koszt utrzymania serwerów i pamięci stale rosną, a same serwery zajmują miejsce i wymagają odpowiednich warunków i zabezpieczeń. Skorzystanie z gotowej serwerowni pozwala więc zaoszczędzić na rozbudowaniu infrastruktury firmy.
Mniejsze obciążenie dla zespołu IT
Kiedy przechowujesz dokumenty i wszystkie zadania związane z drukowaniem przeprowadzasz in-house, do Twojego zespołu należy także regularny przegląd serwerów, aktualizacje oprogramowania i rozwiązywanie usterek. Druk w chmurze może odciążyć dział IT w Twojej firmie, przenosząc część obowiązków na dostawcę.
Automatyczne aktualizacje
Aktualizacje platformy w chmurze przeprowadzane są automatycznie - nie musisz o nich pamiętać. To oszczędza czas, ale także zwiększa bezpieczeństwo.
Serwis w cenie usługi
Dostawca usługi w chmurze zajmuje się przeglądem serwerów i rozwiązywaniem problemów, dzięki czemu zespół IT Twojej firmy może skupić się na innych zadaniach.
Wady i kontrowersje wokół cloud printingu
Choć druk w chmurze oferuje dużą wygodę, ma też swoje wady, związane zwłaszcza z centralizacją Internetu i cyberbezpieczeństwem. Warto o nich wiedzieć zanim zdecydujesz się przenieść dokumentację swojej firmy do chmury.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo plików jest punktem spornym wśród zwolenników i przeciwników usług w chmurze. Dostawcy usług druku w chmurze zapewniają szyfrowanie plików i opcje bezpiecznego uwierzytelniania użytkowników. Z drugiej strony, jeśli centrum danych stanie się obiektem cyberataku, istnieje zagrożenie wycieku danych nawet jeśli Twoja firma nie była głównym celem.
Zależność od łączności z Internetem i zewnętrznego serwera
Dostępność do wszystkich usług w chmurze, także do drukowania, zależy także od statusu zewnętrznego serwera. Choć wiodące platformy cloud zatrudniają obsługę, która zajmuje się monitorowaniem i serwisowaniem serwerów 24 godziny na dobę, awarie zdarzają się częściej niż mogłoby się wydawać. Przykładem jest AWS, jedna z najpopularniejszych platform w chmurze z których korzysają takie serwisy jak Amazon, Netlfix, Adobe, Airbnb i inne. Kiedy AWS przechodzi awarię, znaczna część Internetu się wyłącza. Jeśli platforma w chmurze, na której polegasz ma przerwę w dostawie, nie tylko Twoja firma, ale także firmy dostarczające usługi i narzędzia, z których korzystasz będą dosłownie sparaliżowane. Firmy korzystające z własnej infrastruktury są bardziej niezależne i mogą uniknąć przestojów w pracy w losowych sytuacjach.
Opłaty za subskrypcję
Przejście na druk w chmurze może pomóc obniżyć koszty, ale trzeba pamiętać że dostęp do usług w chmurze także jest płatny. W przypadku niewielkich biznesów opłaty za subskrypcję mogą się szybko kumulować.
Czy druk w chmurze jest odpowiedni dla ciebie i Twojej firmy?
To, czy druk w chmurze jest dobrym wyborem dla Twojej firmy zależy od kilku czynników? Czy Twoja firma działa w kilku lokalizacjach i/lub zatrudnia pracowników zdalnych? Czy Twoi pracownicy często wychodzą “w teren”, na przykład aby spotykać się z klientami i wykonywać dla nich zlecenia? W takim razie cloud printing może zaoferować wiele korzyści. Dla mniejszych firm, które działają w jednej lokalizacji koszty subskrypcji mogą okazać się zbyt wysokie. Warto także zastanowić się nad korzystaniem z zewnętrznych serwerów w chmurze jeśli unikanie przestojów dla działania Twojej firmy. Awarie platform takich jak AWS mogą sparaliżować działania firmy na wiele godzin. To, czy platforma w chmurze może zaoferować Ci większe bezpieczeństwo, czy wręcz przeciwnie, stworzyć zagrożenie dla plików, także zależy od tego, jakimi zabezpieczeniami in-house dysponuje Twoja firma i jak wrażliwe są dane, którymi operuje.