Czym kierować się podczas wyboru drukarki do firmy

2021-01-07
Czym kierować się podczas wyboru drukarki do firmyJeśli szukasz drukarki do firmy i pogubiłeś się już w ilości ofert oraz modeli dostępnych na rynku, pokażę Ci na co zwrócić uwagę i czym się kierować, wybierając drukarkę do swojej firmy. Na początek, poszukując odpowiedniego modelu, proponuję abyś zrobił prosty arkusz, może być w Excelu, Wordzie czy jakimkolwiek innym programie. Chodzi o to aby zapisać w nim kilka istotnych kwestii, na które warto zwrócić uwagę oraz zastanowić się i określić własne potrzeby. Zapisując te informacje na początku i tworząc coś w rodzaju “checklisty”, prościej będzie Ci wybrać odpowiednie dla Ciebie urządzenie lub urządzenia jeśli masz zamiar kupić ich kilka. Zaczynajmy więc.

Na początku musimy zastanowić się pod jakimi względami chcemy oceniać urządzenia. Ze swojej strony absolutne minimum jakie polecam aby przygotować to poniższe dziewięć punktów. Cechy, które powinniśmy określić i zapisać:

1. Planowane obciążenie miesięcznie - w stronach, należy określić widełki na zasadzie 1000-2000 stron,
2. Czy planuje zakup wkładów oryginalnych czy zamienników,
3. Technologia wydruku - laserowa lub atramentowa,
4. Ile osób ma korzystać z drukarki w firmie,
5. Czy drukarka ma być wyposażona w skaner, jeśli tak to czy dwustronny,
6. Czy planujemy drukować dwustronnie,
7. Czy chcemy drukować w kolorze czy tylko monochromatycznie,
8. Jaki jest rozmiar urządzenia,
9. W jaki sposób drukarka będzie podłączona (USB. Wi-Fi, LAN - RJ45).


Zaczynając od początku naszej listy. Sprawdź, jeśli już masz jakieś urządzenia, jak bardzo są one obciążone, możesz to zrobić w menu drukarki lub drukując stronę zużycia materiałów eksploatacyjnych. Jeśli to Twoje pierwsze urządzenie określ wartość przybliżoną. Mając już taką informację, wiesz w jaki obszarze się poruszasz. Pomijamy na moment punkt drugi, materiałami eksploatacyjnymi zajmiemy się później. Na tym etapie musimy określić technologię druku. Drukarki atramentowe sugeruję wybierać tylko jeśli wykonujesz mniej niż 1000 stron miesięcznie. Co prawda są przypadki, w których producenci podają możliwe obciążenie na poziomie nawet 10 000 stron i więcej ale zalecam się tym nie sugerować. Drukarki atramentowe są zazwyczaj dużo wolniejsze, ich głowice szybciej się zużywają, a ich kultura pracy pozostawia wiele do życzenia. Są one przeznaczone raczej do miejsc w których drukujemy dosyć sporadycznie. Znamy więc już obciążenie oraz wybraliśmy technologię druku. Teraz warto zastanowić się ile osób jednocześnie będzie korzystało z naszego urządzenia. Jest to istotne między innymi dlatego, że jeżeli maszyna ma być współdzielona, warto aby posiadała profile, dzięki którym personalizujemy jej funkcje pod każdego z użytkowników. Dzięki temu możemy np. zabezpieczyć wydruk numerem PIN (użytkownik podaje go stojąc przy urządzeniu i dopiero w wtedy wydruk jest inicjowany, ważne z powodu RODO), wysłać skan mailem z danego adresu czy zeskanować do odpowiedniego komputera. Jeśli jest to jedna osoba, możemy pominąć ten punkt.

Kolejne dwa punkty dotyczą skanowania (w tym dwustronnego) i automatycznych wydruków dwustronnych. Warto zastanowić się nad tym czy będziemy potrzebowali tych funkcji z dwóch powodów. Po pierwsze, nie licząc tego czy wybieramy druk kolorowy czy czarno biały, wpływają one najbardziej na cenę urządzenia, więc jeśli masz ograniczony budżet, rezygnując z którejś z nich, zaoszczędzisz najwięcej. Jeśli natomiast Twoje potrzeby są na pierwszym miejscu, zawsze sugeruję zakup maszyny ze skanerem ADF dwustronnym oraz z modułem duplex. Ten pierwszy zaoszczędzi nasz czas, kiedy będziemy musieli zeskanować plik dokumentów, ten drugi zaoszczędzi papier dzięki temu długofalowo wygeneruje pewne oszczędności. Na pewno będzie bardziej ekologicznie.

Mamy już coraz jaśniejszy obraz urządzenia, którego poszukujemy, przejdźmy w związku z tym dalej. Warto zastanowić się nad tym, czy planujemy drukować w kolorze czy raczej drukujemy wyłącznie dokumenty i wystarczy nam druk monochromatyczny. Od tego co tu postanowimy, zależeć będzie w największej mierze cena naszej maszyny. Z doświadczenia mogę polecić rozwiązanie hybrydowe. W większości przypadków w firmie sprawdzają się drukarki monochromatyczne, więc jeśli planujesz zakup jednego urządzenia, skup się na takich. W przypadku kiedy w firmie mamy kilka drukarek, warto jednak dołożyć jedną maszynę kolorową, najlepiej umieszczoną w miarę możliwości centralnie, tak aby każdy miał do niej łatwy dostęp, a następnie udostępnić ją w sieci wszystkim potrzebującym tego użytkownikom.

Rozmiar urządzenia. Tu, szczególnie w przypadku maszyn laserowych, jest to bardzo istotna kwestia. Potrafią one być naprawdę sporych rozmiarów i sugeruję zawsze zmierzyć czy mamy na nią miejsce na naszym biurku. Jeśli nie, rozwiązaniem może być zakup dedykowanej szafki. Takie oferują praktycznie wszyscy producenci do swoich topowych modeli. Rozmiar urządzenia zawsze jest podawany przez producenta, w jego specyfikacji.

Ostatnim naszym punktem jest określenie w jaki sposób chcemy komunikować się z naszym urządzeniem. Do wyboru w większości wypadków mamy USB, RJ45 (LAN), Wi-fi oraz Cloud (wydruk z chmury). Z mojego doświadczenia, mogę Ci polecić aby zwrócić uwagę szczególnie na to, czy drukarka ma możliwość podłączenia Wi-fi oraz LAN. Jest to niezbędne w celu łatwego udostępnienia wielu użytkownikom oraz, dzięki Wi-fi, znacznie ułatwia możliwość umiejscowienia urządzenia (wystarczy mieć zasilanie i zasięg sieci).

Dlaczego warto zrobić taką listę? Ponieważ niejednokrotnie zakup urządzeń do firmy wiąże się ze sporym wydatkiem. Jeśli jest to jedna maszyna, możemy założyć kwotę w okolicach 1000 zł za podstawową wersję danego modelu, jeśli więcej i mają one zostać wyposażone w dodatkowe funkcje, wydatki mogą sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego warto poświęcić chwilę na sprecyzowanie swoich oczekiwań aby się nie rozczarować. Dotyczy to także najważniejszego punktu na naszej liście: eksploatacji. Wróćmy zatem do naszego punktu nr. 2. Wybierając naszą drukarkę powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na koszty jej eksploatacji oraz na to, czy do danego modelu występują tonery lub tusze zamienniki. Sprawdzisz to w łatwy sposób, korzystając z naszej wyszukiwarki po modelu urządzenia, dostępnej na stronie głównej. Nawet jeśli nie znajdziesz tam modelu, który planujesz zakupić, zgłoś go jako brakujący, a w ciągu 48h uzupełnimy ofertę i przygotujemy dla Ciebie wycenę! W ten sposób zdobędziesz komplet informacji i będziesz mógł świadomie wybrać urządzenie, które z pewnością sprawdzi się w Twojej firmie!

Autor wpisu: Jerzy Wasiela
Pokaż więcej wpisów z Styczeń 2021
Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką dotyczącą cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.
Zgadzam się!
pixel