Jak drukować bezpiecznie na współdzielonej drukarce?

Nie każdy z nas ma dostęp do własnej drukarki w domu lub w pracy. Często dzielimy drukarkę z kolegą lub koleżanką z biura, albo z całym zespołem w firmie, a prywatne dokumenty drukujemy w punkcie ksero lub bibliotece. Jak zapewnić bezpieczeństwo plików na publicznej drukarce? O czym pamiętać, żeby nie narażać swoich danych przy drukowaniu w miejscach publicznych?

Jak drukować bezpiecznie na współdzielonej drukarce?

Drukowanie ważnych plików na drukarce, do której dostęp mają inni użytkownicy niesie za sobą niebezpieczeństwo wycieku danych należących do Ciebie lub Twojej firmy. Co więcej, jeśli drukujesz z cudzego, publicznego komputera, na przykład w bibliotece, Twoja przenośna pamięć może zostać zainfekowana wirusem. Radzimy, jak bezpiecznie drukować na współdzielonej drukarce.

Drukowanie w bibliotece lub punkcie

Jeśli drukujesz w punkcie, zwłaszcza jeśli nie obsługujesz drukarki samodzielnie a korzystasz z pomocy obsługi, zwróć szczególną uwagę na bezpieczeństwo swoich plików.

Nie drukuj ze swojego adresu e-mail. Twój adres e-mail i hasło mogą zostać zapisane na publicznym komputerze, co ułatwi osobom postronnym dostęp do Twojego konta. Pamiętaj, że jeśli nie korzystasz z uwierzytelniania dwuskładnikowego (two factor identification), Twój e-mail wystarczy by “odzyskać” i zmienić hasła do innych kont i usług w Internecie.

Nie przesyłaj ważnych dokumentów na adres e-mailowy punktu.

Wiadomości e-mail nie są zaszyfrowane, mogą więc zostać przechwycone podczas przesyłu. Co więcej, skrzynka e-mailowa biblioteki czy punktu, w której przechowywane są poufne dokumenty wielu osób, jest łakomym kąskiem dla cyberprzestępcy.

Używaj “pustego” pendrive, na którym nagrane są tylko pliki, których potrzebujesz. Po powrocie do domu, upewnij się że masz uruchomiony firewall i przeskanuj pendrive programem antywirusowym.

Jeśli w danym punkcie nie ma możliwości drukowania z pamięci przenośnej, zabezpiecz przesyłany plik hasłem.

Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• W programach Office (Word, Excel, Powerpoint): wybierając Plik, Informacje, Chroń dokument(skoroszyt/prezentację), i „Chroń przy użyciu hasła”, a następnie zatwierdzając wpisane hasło przyciskiem OK.

• W programie Adobe Acrobat: wybierz Narzędzia, Ochrona, a następnie zdecyduj czy chcesz zabezpieczyć plik hasłem czy zaszyfrować za pomocą certyfikatu.

• Jeśli chcesz przesłać kilka zaszyfrowanych plików na raz, zainstaluj darmowy program 7-zip. Zaznacz pliki, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz 7-zip, a następnie dodaj do archiwum. W następnym kroku możesz ustawić hasło.

Bezpieczne drukowanie w biurze

W wielu biurach kilku pracowników dzieli tą samą drukarkę. To może doprowadzić do pozostawienia ważnych dokumentów na tacy drukarki, a co za tym idzie, dostania sią informacji w niepowołane ręce. Może się wydawać, że jedynym rozwiązaniem jest biec do drukarki by odebrać swoje pliki od razu po wydrukowaniu, ale coraz częściej nowoczesne drukarki są wyposażone w funkcje ułatwiające bezpieczne drukowanie w firmie.

Zabezpieczenie dostępu do drukarki hasłem

Wiele drukarek klasy biznesowej umożliwia chronienie dostępu do drukarki czy skanera hasłem, tak by z urządzenia nie mogły korzystać osoby postronne. 

Druk podążający

Ta niezwykle przydatna funkcja pozwala wysłać plik do drukowania zdalnie, na przykład z drugiego końca biura lub sąsiedniego pokoju, ale jednocześnie opóźnić wykonanie zadania aż nie podejdziesz do drukarki. Twoje dokumenty zostaną wydrukowane dopiero wtedy, gdy wprowadzisz PIN, hasło czy użyjesz innej metody autoryzacji stosowanej w Twojej firmie, a dp tego czasu nikt nie będzie miał do nich dostępu.

Przypomnienie o zostawieniu oryginału w skanerze

Niektóre drukarki, np. marki Canon, są wyposażone w opcję przypominania o pozostawieniu oryginału dokumentu w skanerze na wyświetlaczu lub za pomocą sygnału dźwiękowego. Jeśli drukarka, z której korzystasz nie ma takiej funkcji, a często zdarza Ci się zapominać o zabraniu oryginału przy skanowaniu lub kopiowaniu, ustaw przypominajkę na telefonie. 

Bezpieczna utylizacja

Pamiętaj, że drukowane dokumenty mogą pozostać w pamięci drukarki nawet po tym, jak ją wyrzucisz! Przed przeznaczeniem drukarki do utylizacji wyczyść pamięć i przywróć ustawienia fabryczne urządzenia. O tym, jak w odpowiedzialny sposób zutylizować drukarkę z punktu widzenia prawa i ochrony środowiska dowiesz się z naszego posta.

Źródła:

https://glowny-mechanik.pl/2017/08/22/druk-podazajacy-zapewnia-bezpieczny-wydruk-poufnych-dokumentow/