Jak sprawdzić historię drukowania?

Możliwość skorzystania z funkcji historii drukowania jest bardzo przydatna. Sprawdza się zwłaszcza w sytuacjach, w których zaginał nam dany dokument i nie możemy do odszukać. Dzięki historii wyszukiwania możesz go ponownie wydrukować. Oprócz tego w wielu firmach odbywają się kontrole dokumentów faktycznie drukowanych przez pracowników. Dzięki historii wyszukiwania przedsiębiorstwo może szybko sprawdzić, do czego rzeczywiście użytkowana jest drukarka. Sprawia to, że firma może skontrolować działania pracowników i zoptymalizować wykorzystanie materiałów biurowych.

Jak zyskać stały dostęp do historii wydruku?

W pierwszej kolejności należy zdać sobie sprawę, że funkcja zapisu historii drukowania nie jest domyślna dla systemu komputerowego. Jeśli więc nie masz włączonej tej funkcji na stałe, historii wydruku możesz szukać w plikach tymczasowych, które zostają przez jakiś czas w systemie. Przeważnie czas ten wynosi 30 dni. Jak się do nich dostać?

• Wejdź w folder WINDOWS
• Przejdź do folderu System32.
• Odszukaj folder Spool i wybierz w nim plik o nazwie Printers.

W tym miejscu znajdziesz swoje pliki tymczasowe. Jeśli chcesz, aby drukowane pliki były dostępne dla Ciebie na stałe, musisz samodzielnie aktywować tę funkcję.

Jak włączyć stałe śledzenie drukowania?

Do wyboru masz dwie opcje:

• Wyłączenie automatycznego usuwania plików z kolejki drukarki – w tym celu wejdź w „Ustawienia” – „Drukarki i skanery” – wybierz z listy swoją drukarkę i kliknij „Otwórz kolejkę” – zaznacz pozycję „Drukarka i właściwości” – na sam koniec kliknij hasło „Zachowaj drukowane dokumenty”.

• Włączenie rejestrowania – w pasku START wpisz „Podgląd zdarzeń” – rozwiń strukturę folderów, którą znajdziesz w lewym panelu – wybierz „Dziennik aplikacji i usług„ – „Microsoft, Windows i PrintService” – „Operacyjny” – „Właściwości” – na sam koniec zaznacz „Włącz rejestrowanie” i „Zastosuj”.

Dzięki wykorzystaniu jednej z tych dwóch funkcji będziesz mieć stały dostęp do historii drukowania. Jednak nie tylko zobaczysz same dokumenty, ale również meta-dane, takie jak dzień i godzinę wydruku.

Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji wydruków

Jeśli chcesz mieć dostęp do przejrzystego widoku wydrukowanych plików, możesz skorzystać z dedykowanego do tego oprogramowania, które zajmie się zapisywaniem wydruków. Tego typu programy pokazują nie tylko jakie dokumenty zostały wydrukowane, ale również moment wydruku, ilość stron i kopii, a także zapisują nazwę dokumentu.

Stosując takie rozwiązania, zyskujesz dostęp do wiedzy na temat tego, co i kiedy drukują Twoi pracownicy. Niestety wiele osób decyduje się na wydruk swoich osobistych rzeczy w firmie, co po pierwsze nie jest zgodne z etyką firmy, a po drugie takie nieusunięte dokumenty osobiste, mogłyby wpaść w ręce niepowołanej osoby. Dlatego z pewnością warto skorzystać z długotrwałej opcji zapisu drukowanych plików, aby zadbać o optymalizację materiałów, ale i o bezpieczeństwo pracowników.