Bezpieczeństwo analogu i wygoda formy cyfrowej, czyli o zaletach bezprzewodowego faksu
Jeszcze niedawno do wysyłania i odbierania faksu potrzebne było specjalne urządzenie wielofunkcyjne podłączone do sieci telefonicznej. Faks kojarzy się z głośnymi, zajmującymi dużo miejsca maszynami, głośną pracą, powolnym przesyłem danych i zakłóceniami przy zablokowanych liniach telefonicznych - ale z drugiej strony, także z bezpieczeństwem, którego nie mógł zaoferować e-mail. Więcej o tym, dlaczego tradycyjny faks nadal cieszy się popularnością dowiesz się z naszego posta.
Zaufanie, którym mimo upływu czasu cieszy się faks jako forma komunikacji, a także status prawny faksu, który w wielu krajach jest rozpoznawany jako dokument, sprawiły że zamiast całkowicie zaniknąć, faks ewoluował. Cyfrowy faks, nazywany także faksem internetowym, IFAX FoIP ma przenieść najlepsze cechy tradycyjnej technologii z lat sześćdziesiątych poprzedniego stulecia do 21 wieku.
- Faks internetowy - jak działa i czym różni się od e-maila?
- Zalety faksu internetowego
- Czego potrzebujesz do wysyłania faksu przez Internet?
- Między faksem analogowym a drukarką MFP z funkcją faksu elektronicznego
- Między drukarkami MFP z funkcją elektronicznego faksu
- Między komputerami lub komputerem i smartfonem lub tabletem – bez drukowania
- Podsumowanie - czy internetowy faks to rozwiązanie dla Twojej firmy?
Faks internetowy - jak działa i czym różni się od e-maila?
Skoro faks internetowy nie wymaga sieci telefonicznej, czym różni się od e-maila? Rozróżnienie tych dwóch form komunikacji może być mało intuicyjne, zwłaszcza że faks internetowy może być odbierany na adres e-mail.
Różnica leży w formacie przesyłanych plików oraz w sposobie przesyłu. Pliki IFAXumają rozszerzenie - TIFF-F. Jest to specjalny standard plików TIFF (Tagged Image File Format), które mogą przechowywać informacje o komentarzach, kanałach alfa, ścieżkach, profilu kolorów oraz zapisywać wielostronicowe dokumenty, dla faksu internetowego.
Fax over Internet Protocol, czyli protokół przesyłu faksu przez Internet, zapewnia większe bezpieczeństwo niż standardowy e-mail. Po wprowadzeniu dokumentu do systemu, dane dzielone są do przesyłu w pakiety, przesyłane a następnie odbierane i odtwarzane na urządzeniu adresata. Usługi faksu internetowego oferują zaawansowane szyfrowanie danych, co sprawia że trudniej przechwycić lub zmodyfikować treść przesłanego dokumentu.
Zalety faksu internetowego
Mniejsze koszty
Choć usługi faksu internetowego opierają się na płatnej subskrypcji, faks przesyłany przez Internet nie wymaga utrzymywania dodatkowej linii telefonicznej, a drukowanie pliku przez odbiorcę jest opcjonalne, co pozwala zaoszczędzić wkłady i papier.
Większa szybkość i niezawodność
Faks internetowy jest znacznie szybszy niż analogowy. Plik, którego przesłanie trwałoby kilka minut możesz przesłać w parę sekund. Jednocześnie dane są mniej podatne na zniekształcenie przez niestabilne łącze telefoniczne.
Zaawansowane bezpieczeństwo
Usługi faksu internetowego oferują bardziej zaawansowaną ochronę danych, a odbiór faksu na skrzynkę e-mail pozwala uniknąć przeczytania treści wiadomości przez osobę trzecią, która ma dostęp do analogowego urządzenia z funkcją faksu, na przykład w biurze, w którym pracuje kilka osób.
Czego potrzebujesz do wysyłania faksu przez Internet?
Faks przez Internet możesz wysłać na kilka sposobów: między analogowymi faksami a urządzeniami podłączonymi do sieci WiFi, wyłącznie w sieci WiFi przy użyciu drukarek MFP, lub nawet w formie całkowicie cyfrowej, także przez urządzenia mobilne.
Między faksem analogowym a drukarką MFP z funkcją faksu elektronicznego
Taka komunikacja wymaga podłączenia faksu analogowego do przejściówki telefonicznej ATA (analog telephone adapter) i bramki VoIP (Voice over Internet Protocol), która umożliwia przesył danych głosowych przez Internet wykorzystując protokół T38. Faks może odebrać urządzenie, które także korzysta z protokołu T38, na przykład drukarka MFP z funkcją IFAX podłączona do sieci WiFi. Odbierająca faks drukarka odtwarza dokument na papierze, podobnie jak tradycyjny faks.
Między drukarkami MFP z funkcją elektronicznego faksu
Na rynku znajdziemy drukarki wielofunkcyjne, które umożliwiają przesyłanie elektronicznego faksu. Tak jak w przypadku połączenia między dwoma faksami, dokument zostaje zeskanowany przez nadawcę a następnie wydrukowany przez adresata, a co za tym idzie, adresat potrzebuje papieru i wkładów do drukarki. Przesył danych może odbywać się za pośrednictwem usługi oferowanej np. przez producenta drukarki, takich jak HP Smart.
Między komputerami lub komputerem i smartfonem lub tabletem – bez drukowania
Możliwe jest przesyłanie dokumentów w formacie cyfrowego faksu bez drukowania - po zeskanowaniu dokument odbierany jest w formacie faksu jako plik cyfrowy. Taki faks można odbierać nawet na smartfonie. Funkcja dostępna jest za pośrednictwem usług opartych na subskrypcji od firm produkujących drukarki lub zewnętrznych firm oferujących rozwiązania komunikacyjne.
Podsumowanie - czy internetowy faks to rozwiązanie dla Twojej firmy?
Internetowy faks oferuje zabezpieczenia i szybkość niedostępne dla faksu analogowego, ale czy warto inwestować w tą technologię? To zależy. Pamiętaj, że choć faks przez Internet może być tańszy od analogowego, nie jest darmowy - wymaga płatnej subskrypcji, ważne więc aby dokładnie porównać dostępne opcje i ceny. Co więcej, jeśli obecnie korzystasz z analogowego faksu, podłączenie go do sieci VoIP to dodatkowy koszt zakupu i konfiguracji przejściówki, jeśli nie masz odpowiedniej wiedzy z zakresu IT, by zrobić to samodzielnie. Co najważniejsze, faks internetowy nie jest jedynym sposobem bezpiecznego przesyłania dokumentów przez internet. W dobie rosnącego znaczenia podpisów elektronicznych i systemów elektronicznego dostarczania dokumentów, IFAX to opcja ciekawa, ale nie dla każdego.